W-7 Formu Nedir ve Nasıl Doldurulur?

W-7 Formu Nedir, Ne zaman Gönderilmeli?

Form W-7 Bireysel Vergi Kimlik Numarası (ITIN) almak için IRS’e sunulan resmi başvuru formudur.
SSN (Sosyal Güvenlik Numarası) alma hakkı olmayan ve ABD’de vergi beyanında bulunması gereken yabancılar tarafından doldurulur.

Form W-7 Nedir? Detaylı Açıklama

ABD’de bireysel gelir verginizi ödemeniz için bizdeki T.C. Kimlik No yerine geçen iki numara var. Birincisi SSN (Sosyal Güvenlik Numarası) sahibi olmanız gerekir. Bu numaraya sahip olmak için ya ABD vatandaşı olmalısınız ya da Amerika’da uzun süreli oturum sebebiyle başvurup alabilirsiniz. ABD’de gelir vergisi ödemesi gereken yabancılar için SSN yerine ITIN (Individual Taxpayer Identification Number – Bireysel Vergi Kimlik Numarası) kullanılır. ITIN Nedir? Türkiye’den ITIN Başvurusu Nasıl Yapılır? başlıklı yazımda bu konudan detaylıca bahsettim ve adım adım nasıl başvuracağınızı anlattım.

ITIN başvuruşu için IRS’e W-7 formunu doldurup göndermelisiniz. Tabi bunu keyfinize göre değil, gerekli koşullar oluştuğunda yapmalısınız.

W-7 Formu Neden Bu Kadar Korkutucu?

İnternette “W-7 Formu nasıl doldurulur?” diye arattığınızda karşınıza çıkan bilgi kirliliği gözünüzü korkutabilir. IRS’in (ABD Vergi Dairesi) bu formu incelerken acıması yoktur; yanlış işaretlenmiş tek bir kutucuk veya eksik bir tarih, başvurunuzun aylar sonra reddedilmesine sebep olur.

Ancak endişelenmeyin. Amerika’da LLC şirketi olan ve Türkiye’de yaşayan bir girişimci olarak bu formda dolduracağınız yerler aslında bellidir.

Bu yazımda, binlerce dolar danışmanlık ücreti ödemeden W-7 formunu nasıl eksiksiz dolduracağınızı satır satır anlatıyorum.

Unutmayın, W-7 Formu Gereksiz Gönderilmemeli

Formu doldurmaya başlamadan önce ITIN nedir, Türkiye’den ITIN Başvurusu Nasıl Yapılır? makalemdeki o altın kuralı hatırlatmalıyım. W-7 formu tek başına bir zarfa konup IRS’e gönderilmez. İstisnai durumlar (vergi anlaşması muafiyetleri vb.) haricinde bu form, şirketinizin veya şahsınızın yıl sonu vergi beyannamesine (Örn: Form 1040-NR, Form 1120/5472) birlikte gönderilir. IRS memuru zarfı açtığında “Tamam, bu kişi vergi ödüyor/beyan ediyor, o yüzden ITIN istiyor” demelidir. Yoksa keyfi bir şekilde, benim de ITIN’ım olsun diye başvurursanız kesinlikle reddedilir.

W-7 Formunu Satır Satır Dolduralım

Öncelikle IRS’in resmi sitesinden, https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw7.pdf adresinden W-7 formunun en güncel halini indirmeliyiz. İndirdiğiniz PDF dosyayı ücretsiz olan Adobe Acrobat Reader programı ile açmalısınız. Browser üzerinden doldurmayı denemeyin, kaydettiğinizde formda hatalar oluşabilir. En sağlıklısı Acrobat Reader kullanmak.

Başvuru Nedeni (Reason you’re submitting Form W-7)

En çok hata yapılan yer burasıdır. Sizin durumunuza uyan (genellikle) şu iki seçenekten birini seçmelisiniz:

Eğer şirket geliriniz üzerinden doğrudan bir ABD vergi beyannamesi (1040-NR) sunuyorsanız: Kutucuklardan (b) – “Nonresident alien filing a U.S. federal tax return” olanı işaretlemelisiniz.
Eğer Türkiye ile ABD arasındaki Çifte Vergilendirmeyi Önleme Anlaşmasından faydalanarak bir muafiyet (Exception) talep ediyorsanız: Kutucuklardan (a) ve/veya (h) işaretlemeli ve anlaşma detayları yanındaki boşluğa yazmalısınız. (Not: Bu kısım vergi stratejinize göre değişir, muhasebe danışmanınızla teyit etmenizi şiddetle öneririm.)

Kişisel Bilgiler (Name & Applicant’s Mailing Address)

1a. First Name / Last Name: Pasaportunuzdaki adınızı ve soyadınızı birebir aynı harflerle yazın.
2. Applicant’s Mailing Address: ITIN numaranızın yazılı olduğu mektubun gelmesini istediğiniz adresi girmeniz gerekiyor. Buraya Türkiye’deki gerçek ev/iş adresinizi yazmanız en güvenlisi. Gerçi yasal temsilcinize de gönderebilir IRS.
Foreign (non-U.S.) Address: Amerika dışında yaşadığınız kalıcı adresi girmenizi istiyor. Yukarıda yazdığınız Türkiye adresinizi tekrar yazabilirsiniz.

Doğum Bilgileri (Birth Information)

4. Date of Birth: Doğum tarihinizi Amerikan formatında (Ay / Gün / Yıl) olarak yazın.
Country of Birth: Doğduğunuz ülkeyi soruyorlar, Turkey yazın.
City and State or Province: Doğduğunuz şehri soruyorlar, Türkçe karakter kullanmadan yazın. (Örn: Istanbul).
5. Male / Female: Cinsiyetinizi işaretleyin, erkek için Male, kadın için Female işaretlemelisiniz.

Diğer Bilgiler (Other Information)

6a. Country(ies) of Citizenship: Vatandaşı olduğunuz ülkeleri soruyorlar. Başka bir ülkeyle çifte vatandaşlığınız yoksa Turkey yazın.
6b. Foreign Tax I.D. Number: TC Kimlik Numaranızı yazabilirsiniz, zorunlu değil ama güven verir, faydalıdır.
6c. Type of U.S. Visa: Eğer Amerika vizeniz yoksa boş bırakın.
6d. Identification Document(s) Submitted: ITIN için kimlik kanıtı sunmamızı istiyor. En güçlü belge pasaport ve biz zaten ITIN başvurusu sırasında pasaportumuz için nasıl onay alacağımızı öğrendik. Passport kutucuğunu işaretleyip devam edebiliriz.
Issued by: Turkey
No: Pasaport Numaranız
Exp. Date: Pasaportun Bitiş Tarihi (Ay/Gün/Yıl)
Date of entry into the United States: Eğer şu an ABD’de değilseniz bu kısmı kesinlikle BOŞ bırakın. (Yanlışlıkla tarih atarsanız başvurunuz reddedilir).

İmza (Signature)

Formun çıktısını alın.
Sign Here: Islak imza atın (Mavi veya siyah tükenmez kalemle).
Date: İmzaladığınız tarihi (Ay/Gün/Yıl) formatında atın.
Phone Number: Türkiye numaranızı ülke koduyla (+90) yazın.

Dosyayı Hazırlama ve Postalama

Formu başarıyla doldurdunuz ve imzaladınız. Şimdi zarfı hazırlıyoruz. Zarfın içinde şunlar olmalı:

Islak imzalı W-7 Formu.
Vergi Beyannameniz (Form 1040-NR vb.).
Kimlik Kanıtı için daha önce onaylattığınız pasaportunuzun onaylı fotokopisi. (Pasaportun aslını göndermenizi asla önermiyorum).

Nereye Göndereceksiniz?

IRS’e evraklarınızı iki farklı yöntemle gönderebilirsiniz. Tavsiye ettiğim ilk yöntem, evraklarınızı güvenilir bir kargo şirketiyle (FedEx, UPS veya DHL) göndermeniz olacaktır. Evraklarınızı kargo ile göndermeye karar verirseniz göndereceğiniz adres aşağıdaki adres olmalı.

Internal Revenue Service 3651 S. IH 35 Austin, TX 78741 USA

İkinci bir yöntem ise PTT ile iadeli taahhütlü posta olarak göndermek. Daha ucuz olsa da bu yöntemin dezavantajı, paket Türkiye’den ayrıldıktan sonra takip edemiyorsunuz. Eğer evraklarınızı PTT ile göndermeye göndermeye karar verirseniz göndereceğiniz adres aşağıdaki adres olmalı.

Department of the Treasury, Internal Revenue Service, Austin, TX 73301-0215 USA

Bekleme Süreci

Evraklarının IRS’in Austin, Teksas’daki ITIN birimine ulaştıktan sonra başvurunuzun incelenmesi ve onay süreci başlıyor. ITIN numaranızın onaylanması ve mektubun Türkiye’ye ulaşması ortalama 7-11 hafta sürer. Bu süreçte sabırlı olmalı ve kargo takip numaranızı iyi saklamalısınız. Bazı durumlarda IRS başvurunuza süre vererek ek belge isteyebilir ve/veya başvuru sonucunuzu ABD’deki yasal temsilcinize gönderebilir.

Başvurunuzla ilgili herhangi bir olumsuz cevap alırsanız nerede hata yaptığınız ve nasıl düzeltmeniz gerektiği konusunda iletişime geçerseniz yardımcı olmaya çalışırım.

Hayır. EIN alırken kullandığımız faks yöntemi (SS-4 formu için) W-7 formunda geçerli değildir. IRS, ITIN başvuruları için belgenin orijinal ıslak imzalı halini ve kimlik doğrulama evraklarınızı (pasaport onaylı sureti) fiziksel olarak görmek ister. Bu yüzden sadece posta/kargo veya yetkili CAA (Kabul Ajanı) aracılığıyla başvuru yapılabilir.

Hayır, yapacağınız en büyük hata olur! W-7 formunu tek başına bir zarfa koyup gönderirseniz başvurunuz anında reddedilir. İstisnai bir vergi muafiyetiniz yoksa, W-7 formu mutlaka yıl sonu vergi beyannamenize zımbalanarak IRS’e gönderilmelisiniz.

Amerika’da şirket kurmak veya ITIN almak için ABD vizesine sahip olmanız gerekmez. Eğer geçerli bir ABD vizeniz yoksa, formdaki “6c. Type of U.S. Visa” bölümünü tamamen boş bırakın.

Hayır, Türkiye adresinizi yazmanız çok daha güvenli. IRS, ITIN numaranız onaylandığında numaranın basılı olduğu fiziksel mektubu bu adrese gönderecektir. “Registered Agent” (Yasal Temsilci) adresleri resmi devlet postalarını tarayıp size iletse de, orijinal belgenin doğrudan Türkiye’deki adresinize gelmesi olası kayıpları önler.

Pasaportunuzun aslını kesinlikle göndermeyin zaten. Kargoda kaybolma veya çalınma ihtimali çok yüksek. Bunun yerine ABD Konsolosluğundan nasıl noterlik hizmeti alacağınızı ITIN Nedir? Türkiye’den ITIN Başvurusu Nasıl Yapılır? yazımda anlattım. Diğer bir alternatif ise IRS onaylı bir CAA (kabul ajanı) ($260’dan başlayan fiyatlarla) aracılığı ile başvurabilirsiniz.

W-7 formunda yapılan bir hata veya eksiklik size maddi bir vergi cezası olarak dönmez. Sadece ITIN başvurunuz reddedilir ve size eksiklerinizi belirten bir mektup gönderilir. Sürece baştan, doğru evraklarla yeniden başlamanız gerekir, bu da aylar süren bir zaman kaybı demektir.

W-7 Formu Nedir ve Nasıl Doldurulur?

W-7 Formu Nedir, Ne zaman Gönderilmeli?