EIN Nedir? Nasıl Başvurulur?

Neden 200 Dolar Ödeyesiniz?

Şirket kurulum aşamasında Northwest (veya diğer acenteler) size “EIN Numaranızı biz alalım” teklifi sunar ve karşılığında yaklaşık 200 Dolar isterler. Eğer Amerikan vatandaşı değilseniz ve SSN (Sosyal Güvenlik Numaranız) yoksa, bu işlemi online yapamayacağınızı söylerler, inanmayın.

Aslında kısmen haklılar. SSN numaranız yoksa IRS’in web sitesindeki “Online Başvuru” formunu kullanamazsınız. Ama size söylemedikleri bir şey var. Form SS-4 adında bir belgeyi doldurup, IRS’e faks çekerek bu numarayı tamamen ücretsiz bir şekilde alabilirsiniz. Bu yazıda, bir muhasebeciye ihtiyaç duymadan bu formu nasıl dolduracağınızı ve IRS’e nasıl göndereceğinizi adım adım anlatacağım.

EIN Başvurusu Nasıl Yapılır?

EIN başvurusu 3 şekilde yapılabilir. Bunlar sırasıyla;

1. Online başvuru: ABD’de ikamet edenler için geçerlidir. Bizim durumumuzda malesef işimize yaramıyor.
2. Telefonla başvuru: IRS Uluslararası Başvuru Hattı olan +1 267 941 10 99 numarasını ABD Doğu Saatine göre hafta içi 06:00-23:00 arası arayarak başvurunuzu yapabilirsiniz. Görüşme sadece ingilizce olarak gerçekleşir ve görüşme sonunda hemen EIN numaranızı alırsınız. Daha sonra doğrulama için adresinize posta ile bilgilendirme yapılır. Bu yöntemi seçerseniz arama sırasında IRS görevlisi sizden şu bilgileri ister;
   • Şirketinizin tam adı.
   • Şirketinizin kuruluş tarihi ve eyaleti.
   • ABD’deki şirket adresiniz. Northwest adresinizi kullanabilirsiniz.
   • “Responsible Party” (sorumlu kişi) bilgileri: isim, adres ve SSN/ITIN numarası.
   • İşletme türü ve ana faaliyeti.
3. Form SS-4 ile yazılı başvuru: Bizim tercih edeceğimiz yöntem bu olacak. SS-4 formunu doldurup IRS’e fax göndereceğiz. Yaklaşık 3-4 hafta içerisinde IRS’den yine fax ile EIN numaramızı almış olacağız. EIN başvuru sonucunu IRS iki şekilde gönderebilir. Kayıtlı temsilcinize (bizim durumumumuzda Northwest) veya başvuru sırasında belirttiğimiz fax numarasına. Northwest IRS’den gelen faxı aynı gün sisteme yükleyerek size mail ile bilgi veriyor.

SS-4 formu Nasıl Doldurulur?

Başlamadan önce şirket kuruluş belgenizin (Articles of Organization) hazır olması gerektiğini tekrar hatırlatayım. Şirketinizi kurduktan sonra bu belgeleri Northwesti hesabınıza giriş yaptığınızda Documents bölümünden indirebilirsiniz.

Öncelikle IRS’in resmi sitesinden formun güncel halini https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf adresinden indirin. Adobe Acrobat Reader programı ile açın. Browserda da doldurabilirsiniz ama tavsiye edilmiyor. Birkaç kez denedim, formu doldurup PDF’i kaydettiğinizde veri kaybı oluyor.

SS-4 formu 2 sayfadan oluşuyor. Biz sadece ilk sayfayı dolduruyoruz, ikinci sayfada bilgilendirme metinleri yer alıyor.

SS-4 Formu

Formu doldururken çok dikkatli olmalı, kesinlikle hata yapmamalısınız. Aşağıda sırayla verdiğim bilgileri formunuza birebir uyguladığınızdan emin olun.

Formdaki her bir alan numaralandırılmış, bu numaralara göre formunuzu şu şekilde doldurmalısınız.

1- Legal name of entity: Şirketinizin kuruluş belgesindeki tam ismini yazın. Örnek: ABD Sirketim LLC gibi.

2- Trade name: Eğer şirket isminden farklı bir marka ismi kullanmayacaksanız boş bırakın. Şirket ismi ABD Sirketim LLC, marka ismim ise ABDSirketim olacak diyorsanız burada belirtmelisiniz.

3- Executor, administrator, trustee, “care of” name: Burayı boş bırakıyoruz.

4a- Mailing address: Buraya Northwest’in size verdiği ABD adresinizi girin. Örnek: 1209 MOUNTAIN ROAD PL NE STE N.

4a- Mailing address: Buraya Northwest’in size verdiği ABD adresinizin Şehir, Eyalet ve Posta kodunu girin. Örnek: ALBUQUERQUE, NEW MEXICO

Unutmayın, IRS, EIN mektubu dahil, neredeyse tüm resmi yazışmalarda bu adresini kullanacak.

5a- Street address: Burayı boş bırakıyoruz.

5b- City, state, and ZIP code- Mailing address: Burayı boş bırakıyoruz.

6- County and state where principal business is located: Şirketinizin bulunduğu Eyaleti yazın. Northwest panelinizde bu bilgi yazar. Adım Adım Amerika’da Şirket Kurulum Rehberimle şirket kurulumu yaptıysanız buraya New Mexico yazacaksınız.

7a- Name of responsible party: Buraya şirket sahibinin adını soyadını yazıyoruz.

7b- SSN, ITIN, or EIN: En kritik yer burası! SSN numaranız olmadığı için bu kutuya sadece “FOREIGN” yazın. Eğer daha önce ABDide bulunmuş ve SSN veya ITIN aldıysanız ve hala geçerliyse bu numarayı da girebilirsiniz.

8a- Is this application for a limited liability company (LLC)?: Şirketimizin LLC olup olmadığını soruyor, “Yes” kutucuğunu işaretliyoruz.

8b- If 8a is “Yes,” enter the number of LLC members: Şirketin kaç ortaklı olduğunu soruyorlar. Tek sahibi sizseniz “1” girmelisiniz. Ortaklarınız varsa toplam ortak sayısını girmelisiniz.

8c- Was the LLC organized in the United States?: LLC Şirketimizin ABD’de olup olmadığını soruyor, “Yes” kutucuğunu işaretliyoruz.

9a- Type of entity: Bu bölümdeki şirket kuruluş türünü soruyor. Listenin sonundaki “Other (specify)” kutucuğunu işaretleyin ve yanındaki boşluğa şu ifadeyi aynen yazın: “Foreign-owned U.S. Disregarded Entity”

10- Reason for applying: EIN başvuru nedeninizi soruyor. “Started new business (specify type)” kutusunu işaretleyin ve yanındaki boşluğa faaliyet alanınızı genel bir ifadeyle yazın. Örnek: “E-commerce” veya “Digital Services” gibi.

11- Date business started: Şirket kuruluş belgenizdeki tarihi Ay/Gün/Yıl formatında yazın. Unutmayın, ABD metrik sizdemi bizden farklı, onun için önce ay, sonra gün şeklinde, 20 Ocak 2026’da kurulan şirket için 01/20/2026 formatında girmelisiniz.

12- Closing month of accounting year: Muhasebe yılı kapanışı için “December” yazın. Her yıl aralık ayı sonunda muhasebe yılımız bitiyor diyoruz. Vergi beyanı için çok önemli.

13, 14, 15- Satırları henüz kimseyi çalıştırmayacağımız için boş bırakıyor veya “0” yazıyoruz.

16- Check one box that best describes the principal activity of your business: İş modelinize uygun olan sadece 1 kutucuğu işaretleyin. Eğer hiçbiri uymuyorsa “Other (specify)” diyip “E-commerce” yazabilirsiniz. Listedeki seçenekler ve Türkçe karşılıkları şu şekilde:

17- Indicate principal line of merchandise sold, specific construction work done, products produced, or services provided: Sattığınız ürünleri veya verdiğiniz hizmetleri kısaca açıklayın. AdSense hedefli bir şirket için “DIGITAL MEDIA AGENCY PROVIDING SOFTWARE AND DESIGN SERVICES FOR MOBILE APPLICATIONS AND WEB APPLICATIONS” ifadesini girebilirsiniz.

18- Has the applicant entity shown on line 1 ever applied for and received an EIN?: Daha önce EIN başvurusunda bulunduysanız veya zaten başka bir şirketiniz için EIN aldıysanız YES, ilk başvurunuz ise NO işaretlemelisiniz. Yes işaretlediyseniz If “Yes,” write previous EIN here alanına EIN girmelisiniz.

Neredeyse formu tamamladık. Son ili bölümümüz kaldı. Eğer şirketiniz için ABD’de bir yasal temsilci (Avukat veya şirket yöneticisi) atadıysanız Third Party Designee alanını doldurmalısınız. Burada sırasıyla atadığınız kişinin adı soyadı, adresi, telefonu ve faks numarasını soruyor. Yasal temsilciniz varsa bu bilgileri ondan temin etmelisiniz.

Son olarak “Under penalties of perjury, I declare that I have examined this application, and to the best of my knowledge and belief, it is true, correct, and complete.” alanında yalan/yanlış beyanda bulunmadığımızı beyan ediyoruz.

Name and Title alanına adınızı soyadınızı ve ünvanınızı (şirket orağı iseniz Member, şirket sahibi iseniz Owner) yazıp formu tamamlıyoruz. Örnek: Ali Veli – Owner şeklinde.

Applicant’s Telephone Number: Başına ülke kodu ekleyerek Türkiye’deki numaranızı yazabilirsiniz. Örnek: +90 532 123 4567 gibi.

Applicant’s Fax Number: Buraya faks numaramızı ABD’deki faz numaramızı girmeliyiz. IRS başvurumuzun cevabı ya bu fax numarasına ya da yasal temsilcimiz olan registered agent olan Northwest’e gönderir.

ABD’de bir faks numaranız olmadığını biliyorum, merak etmeyin. Çok kolay bir şekilde Fax.Plus’tan nasıl faks numarası alacağımızı detaylıca anlattım. Artık Fax.Plus’tan aldığınız, size ait faks numarasını buraya yazabilirsiniz.

Şimdi formun çıktısını alıp ıslak imza ile imzalamalıyız. Dijital imzayı kabul etmiyorlar. Signature yazan bölümü imzalıyor ve Date yazan yere el yazımız ile formu imzaladığımız tarihi Ay/Gün/Yıl formatında giriyoruz. Tarih formatına dikkat edin!

Not: Burada bahsetmediğim satırlar bizim için gerekli olmadığından boş bırakabilirsiniz.

SS-4 Formunun IRS’e Gönderilmesi

Normalde IRS’e sadece SS-4 formunu göndermenizin yeterli olacağı bir çok kaynakta belirtilmiş. Benim önerim ise kesinlikle bir cover (kapak sayfası) eklemeniz ve SS-4 ile birlikte Certificate of Organization belgesini de göndermeniz yönünde olacaktır. Tüm belgeleri acrobat reader ile peş peşe sayfalar şeklinde ekleyerek tek bir doküman haline getirebilirsiniz.

IRS’in güncel faks numarasını teyit etmek için https://www.irs.gov/instructions/iss4 adresinde Apply by fax başlığının altında yer alan numarayı kontrol ediyoruz. Outside the United States yazan numara bizim için önemli. Bu yazıyı yazdığım sıradaki güncel numara 304-707-9471 şeklinde. Bu numarayı başına +1 girerek aşağıda örneği yer alan Fax Cover’ın Fax Number alanına yazıyoruz.

Fax Cover

Aşağıdaki gibi bir kapak sayfasını Microsoft Word ile kolayca hazırlayabilirsiniz.

Faksın Gönderilmesi

Fax.Plus Nedir? Nerede ve Neden İhtiyacımız Olacak? başlıklı yazımda detaylı bir şekilde nasıl faks göndereceğinizi anlattım. SS-4 formunu ve eklerini IRS’e göndermek için resimli ve detaylı anlatım için bu makaleden devam edebilirsiniz.

Faksı gönderdikten sonra bekleme süreci başlıyor. IRS genellikle 4-15 gün arasında başvurunuza cevap verir. IRS’in cevabını ya Fax.Plus hesabınızdaki gelen kutunuzda görürsünüz ya da Northwest hesabınıza yüklenir.

Sık Sorulan Sorular